Comunicação de Irregularidades
A Lusitania Vida reconhece como fator primordial para o desenvolvimento da sua atividade, a existência de um sistema de governação eficaz, que garanta uma gestão sã e prudente.
A política de comunicação de irregularidades tem como objetivo permitir a livre comunicação de quaisquer irregularidades, ou fundadas suspeitas, no que respeita às matérias sobre as quais é legalmente admissível estabelecer um processo de comunicação.
A Lusitania Vida reconhece a importância de garantir a liberdade, segurança e bem-estar dos denunciantes que pretendam, de boa-fé e tendo fundamento sério para crer que as informações são verdadeiras, comunicar uma preocupação, de forma anónima ou não, assegurando o cumprimento dos requisitos legais nesta matéria.
Desta forma, sempre que seja feita uma comunicação de irregularidade por parte de um denunciante, a Lusitania Vida não tolerará qualquer tipo de comportamento que possa constituir retaliação, assédio ou reprimenda em relação a este, garantindo que este beneficia do quadro de proteção previsto na Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro, salvaguardando igualmente os direitos de eventuais pessoas singulares ou coletivas interessadas dentro desse quadro legal.
O intuito da presente Política é o de facilitar a identificação precoce de atos que violem os princípios ora constantes, possibilitando a sua mitigação atempada, e a redução de consequências gravosas para a Companhia, para os seus acionistas, para os seus clientes, para os seus parceiros e para os seus Colaboradores.
Por irregularidades entenda-se todos os atos ou omissões, dolosos ou gravemente negligentes, que sejam imputados à conduta dos colaboradores que violem:
i) a legislação, normas ou regulamentos vigentes;
ii) o Código de Conduta, e os princípios que dele decorrem;
iii) as boas práticas de gestão; em todos os casos por referência aos domínios da contabilidade, controlos contabilísticos internos, auditoria, luta contra a corrupção e o crime financeiro, administração da Companhia e respetivo sistema de governação.
Complementarmente, consideram-se abrangidos pelo conceito de irregularidades os atos ou omissões elencados no artigo 2.º da Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro.
NOTA: As comunicações apresentadas que excedam o âmbito da definição de irregularidades sobredito não serão alvo de apreciação ao abrigo da presente política, pelo que, nesses casos, poderá apresentar uma reclamação seguindo os procedimentos desenvolvidos em Gestão de Reclamações.
Como comunicar irregularidades?
A comunicação de irregularidades deverá ser efetuada por escrito, através de correio eletrónico ou carta dirigidos ao Conselho Fiscal, para os seguintes endereços, reservados ao Órgão de Fiscalização da Companhia:
• irregularidades@lusitaniavida.pt ; ou
• Conselho Fiscal da Lusitania Vida, Companhia de Seguros, S.A.
Rua do Prior, 6
1200-777 Lisboa
As comunicações de irregularidades devem:
• Adotar um formato que garanta a sua confidencialidade até à receção pelo Conselho Fiscal;
• Identificar o autor, mencionando expressamente se pretende manter a confidencialidade da sua identidade; e
• Conter uma descrição de todos os factos, informações e documentos probatórios que possam suportar a apreciação da irregularidade comunicada.
O que acontece depois de enviar a comunicação?
1. Confirmação Inicial
De forma a acautelar o cumprimento dos deveres de prestação de informação requeridos por lei, aquando da entrada de uma comunicação, com a maior brevidade possível, receberá uma confirmação da receção da mesma.
Em seguida, serão promovidas as ações necessárias tendo em vista a confirmação inicial sobre a existência de fundamentos suficientes para a realização de uma investigação.
2. Investigação
Os relatórios da confirmação inicial sobre as comunicações de irregularidades, bem como a respetiva documentação de instrução do processo, são apreciados e daí se decide do prosseguimento dos mesmos, nomeadamente:
• Arquivamento liminar por não recair nas matérias objeto de comunicação, por manifesta falta de fundamento ou de relevo para os efeitos; ou
• Abertura do processo de investigação.
O Processo de investigação é conduzido e supervisionado pelo Conselho Fiscal, podendo recorrer à contratação de auditores externos ou outros peritos para auxiliarem na investigação, se necessário, em todo o caso estando sujeitos aos deveres de confidencialidade.
3. Conclusão do processo
Após análise, o Conselho Fiscal decidirá sobre:
a) Arquivamento;
b) Adoção ou a promoção de medidas adequadas, nomeadamente:
As medidas previstas ou adotadas no seguimento de uma comunicação de irregularidade, bem como a respetiva fundamentação, deve ser notificada à pessoa que efetuar a comunicação no prazo de três meses a contar da data da sua receção.